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Häufig gestellte Fragen

Deine Fragen – unsere Antworten

Hier findest du häufig gestellte Fragen.

Marke Sabine Zay

Am Anfang der Zusammenarbeit schließen wir den Vertrag über freie Mitarbeit ab. Je nach den Aufgaben, die wir für dich übernehmen, ist noch ein weiterer Vertrag, der Auftragsverarbeitungsvertrag, nötig. Erst nach Abschluss der Verträge und Vorauszahlung laut Angebot kann die Zusammenarbeit starten.

 

Wir bieten Dienstleistungen im Bereich Backoffice sowie Beratung rund um das Thema Digitalisierung an. Am Anfang der Zusammenarbeit definieren wir die Aufgaben, die du gerne auslagern möchtest. Für die meisten Kunden übernehmen wir die Buchhaltung sowie die Betreuung von E-Mail-Postfächern inkl. Kommunikation mit Lieferanten. Dies ist zum Beispiel bei fehlenden oder fehlerhaften Belegen der Fall. Ebenfalls übernehmen wir die Kommunikation mit dem Steuerberater und Ämtern und alles, was in deiner Buchhaltung sonst noch so anfällt. Zusätzlich können wir auch administrative Aufgaben aus deinem Backoffice übernehmen. Hierunter fallen das Erstellen von Auswertungen und Statistiken, Recherchen aller Art, Schreiben von allgemeiner Korrespondenz, die Verwaltung und Pflege von Kundendaten, die elektronische Ablage und alles, was dich von deiner gewinnbringenden Tätigkeit als Unternehmer abhält. Natürlich kann diese Liste jederzeit erweitert werden.

 

Nein, um einen Arbeitsplatz sowie Arbeitsmaterialien musst du dich nicht kümmern. Als selbstständige Office Managerin und Consultant arbeiten mein Team und ich fast ausschließlich online und somit auch mit eigener Hardware. Arbeitsmaterialien wie Software, die wir zur Durchführung der angebotenen Dienstleistungen benötigen, müssen ebenfalls nicht von dir bereitgestellt werden. Lediglich Arbeitsmaterialen, die dein Unternehmen benötigt, müssen auch von dir bereitgestellt werden. Ein Beispiel hierfür ist der Wunsch nach einer konkreten Buchhaltungssoftware.

 

Die Kommunikation erfolgt grundsätzlich online oder telefonisch. Die meistgenutzten Medien für die Online-Kommunikation sind E-Mail, WhatsApp Business, Slack oder Microsoft Teams für Meetings. Der Austausch von Daten kann zusätzlich über Microsoft SharePoint erfolgen oder einen von dir bereitgestellten geteilten Ordner (Google Drive beispielsweise). Wenn gewünscht, kann auch ein Termin vor Ort stattfinden. Dieser wird dann individuell abgestimmt und abgerechnet.

 

Ja, am Ende jeden Monats bekommst du zusammen mit der Rechnung eine genaue Auflistung der Stunden, die wir für dich gearbeitet haben. Hier kannst du entnehmen, wann und für welche Tätigkeiten die Stunden aufgebraucht worden sind.

 

Die Abrechnung erfolgt bei uns rein nach Aufwand. Pauschalen für gebuchte Belege oder Tätigkeiten gibt es nicht. Die Zusammenarbeit startet mit einer initialen Phase, in der wir uns gegenseitig kennenlernen und die Tätigkeiten, die wir für dich übernehmen, definiert werden. Nach dieser Phase bekommst du von uns ein Angebot über ein Stunden- oder Monatspaket. Die kleinste Einheit, die wir während einer langfristigen Zusammenarbeit abrechnen, sind 5 Stunden. Bedeutet, dass bei dem kleinsten Monatspaket wir uns beispielsweise 5 Stunden pro Monat für dich einplanen. Am Ende des Monats wird der vergangene Monat abgerechnet und die Vorauszahlung für den nächsten Monat wird fällig.

 

Die Stunden, die in einem Monat nicht verbraucht worden sind, werden dir kostenlos im nächsten Monat gutgeschrieben. So verlierst du keine Stunden und gehst kein Risiko ein, für eine Leistung zu bezahlen, die nicht erbracht wird.

 

Das kannst du! Als Bestandskunde profitierst du von dem all-in-one-Prinzip.  Egal ob Backoffice oder Beratung, du kannst deine gebuchten Stunden für beide Dienstleistungen einsetzen. Lediglich im Bereich Webdesign arbeiten wir bei umfangreicheren Aufträgen mit anderen Stundensätzen oder Pauschalpreisen.

 

Gerne stelle ich dir ein individuelles Paket zusammen. Schreib mir hierzu einfach eine Nachricht über das Kontaktformular oder buche dir ein unverbindliches Erstgespräch. In diesem können wir alle Details gemeinsam besprechen.

 

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Office Management & Consulting Sabine Zay

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